私车公用的费用如何报销

私车公用是许多企业存在的客观事实。诸如北上广深这些一线城市实行限行、买车摇号后，私车公用弥补了公务用车之不足，既方便了员工，又有利于企业。
（一）税务对私车公用的规定

纠结的是，私车公用的费用在会计核算上很敏感，容易与发放交通补贴混淆。私车公用的费用报销后是否应并入工资计征个税，能否能在企业所得税前扣除，一直存在争议。

现实中多数企业对私车公用的费用凭票报销，把与车辆相关的费用一股脑地作为报销凭据。必须明确，这种做法是不合规的，存在较大的税务风险。原因有二：一是企业很难证实费用就是为“公用”发生的；二是存在变相发放交通补贴的嫌疑。

私车公用涉及的费用大体包括三个部分：一、车辆运行的直接费用；二、车辆的折旧补偿与自驾的劳务补偿；三，车辆保险、维修等间接费用。私车公用涉及的费用能否在企业所得税前扣除，从税务的解释看，不完全认可，也不完全否定。

对纳税人因工作需要租用个人汽车，按租赁合同或协议支付的租金，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除。其它应由个人负担的车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。

（二）私车公用费用的性质

私车公用的本质是企业与员工达成私车承租协议。私车公用的费用一方面具有费用报销的性质，如油耗、过桥过路费、停车费等直接费用，另一方面又具有补偿性质，如劳务补偿、车辆折旧补偿。

私车公用发生的直接费用可以凭发票据实报销，能在企业所得税前扣除，这点有共识。补偿性质的费用处理相对复杂，需要分析后差别对待。

对于不具有唯一性、专属性的费用，如保险费、养路费、保养费、维修费、折旧费等间接费用，很明确，不能在企业所得税前扣除。如果做个转换，将这些间接费用改换为租赁费面目就有可能在企业所得税前扣除了，下文将具体分析。

（三）私车公用费用报销如何规范

如何让私车公用费用报销做到规范合理、税前扣除理由充分呢？具体操作时，建议做到以下几点：

（1）明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用，企业要有书面备案登记，避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同；

（2）与适用私车公用的员工签订用车协议，明确权利义务。这点非常重要，可以解答变相发放交通补贴的质疑；

（3）私车公用的出车记录企业应专门登记，登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数，车牌号、所办事由等，并需车主签字确认；

（4）协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式，直接费用由员工凭发票据实报销，其中，油费可依据运行公里数及油耗标准报销，过桥过路费、停车费根据出车记录报销；

（5）给予员工的用车补贴（包括劳务补贴、车损补贴等）制定报销标准，如根据行驶里程确定，补贴金额应并入员工当月工资计征个税。

作者：袁国辉